Educateur/Educatrice Econome

Entreprise : Ecoles Notre-Dame de Fidélité

Lieu : Schaerbeek

Présentation de l'entreprise :

Notre ASBL Ecoles Notre Dame de Fidélité, située à Schaerbeek, regroupe trois écoles sur une
même implantation : l’école maternelle composée de 213 élèves et de 15 membres du
personnel, l’école primaire de 393 élèves et 30 membres du personnel et l’école secondaire
de 650 élèves et de 85 membres du personnel. La section secondaire offre un enseignement
général de transition et de technique de qualification. La présentation de l’Institut, le projet
éducatif et pédagogique ainsi que le projet d’établissement sont accessibles sur le site
www.vf-bxl.be.

Type de contrat : Contrat à durée indéterminée

Description :

a) Gestion financière
i) Comptabilité
Sous l’autorité fonctionnelle de l’administrateur en charge des finances, l’économe
est responsable de la comptabilité :
• Il enregistre dans la comptabilité ou fait enregistrer par des assistants,
régulièrement et sans exception aucune, toutes les écritures comptables et tous
les mouvements bancaires ou de caisse.
• Il tient à jour les fardes avec les pièces justificatives (facturier, fiches, …)
• Il prend d’initiative contact avec les personnes internes ou externes pour obtenir
les éclaircissements ou les documents requis.
Il informe spontanément et sans délai l’administrateur en charge des finances.
• Il établit le projet de comptes annuels (ou de situation intermédiaire), y compris
toute la documentation justificative.
• Il veille au strict respect des règles comptables externes et internes, des
procédures internes, des recommandations du réviseur d’entreprise, des
instructions du conseil d’administration et de l’administrateur délégué.
Il signale spontanément tout manquement.
• Il est l’interlocuteur du réviseur d’entreprise et des inspecteurs chargés de
vérifier la comptabilité.
ii) Budget
Sous l’autorité fonctionnelle de l’administrateur en charge des finances et du comité
de direction, l’économe est le préparateur du budget.
• Il rassemble toutes les informations données et documents nécessaires pour l’établissement du budget annuel et du budget pluriannuel, selon les plans et instructions donnés par le conseil d’administration.
• Il participe à l’élaboration du budget annuel et pluriannuel.
• Au fil de l’année, il suit l’exécution du budget. Il informe régulièrement le conseil d’administration et il signale spontanément toute anomalie, tout dépassement budgétaire.
iii)Facturation
Sous l’autorité du comité de direction composé des directions des 3 sections, l’économe est responsable de la facturation « élèves » :
• Il applique les règles internes et externes de facturation.
• Il suit les réceptions des factures et assure le suivi des retards précédents.
iv)Assurances
Sous l’autorité du comité de direction, l’économe est responsable de l’exécution des
polices d’assurance :
• Sur instructions du Collège de direction, il effectue ou prépare les déclarations
de sinistres relatives aux polices d’assurance (à l’exception du personnel payé par CFWB). Il assure le suivi vis-à-vis du courtier d’assurance. Il veille au bon encaissement des indemnités d’assurance.
• Il rassemble et fournit les informations demandées par le courtier d’assurance ou les compagnies d’assurance.
• Il tient à jour les dossiers assurances.
v) Procédures
L’économe maitrise ces domaines et est en formation continue :
• Il connait la législation et les réglementations ; il connait les règles, procédures et formulaires internes.
• Il maitrise les différents logiciels et outils de gestion.
A cet effet, il propose ou accepte de suivre des formations et stages nécessaires. A cet effet, il utilise ou se construit un réseau de relations et de personnes.
• Il assure le maintien, le développement et l’amélioration des règles internes
(règles d’évaluation), des procédures comptables et extracomptables, des
formulaires, des processus informatiques, …
• Il veille au bon respect des règles et procédures au sein de l’ASBL. Il signale tout
manquement.
• Il signale d’initiative les problèmes ou les faiblesses au conseil d’administration.
Il propose des solutions ou des pistes de solutions.
Il est associé aux études de création, d’amélioration ou de changements.

b) Axe de gestion matérielle
i) Fournitures et prestations récurrentes
Selon les instructions du comité de direction et pour les articles listés par celui-ci, l’économe est responsable des « petits achats » :
• Il assume la gestion des petites fournitures : commandes, achats, réceptions, gestions des stocks, distribution aux utilisateurs, contrôles.
• Il passe les commandes dans le cadre de la centrale des achats organisée par le SEGEC, réceptionne, gère les stocks, assure la distribution et effectue les contrôles.
• Il participe à l'élaboration des documents nécessaires lors d'un appel aux
marchés publics et gère les procédures sur la plateforme d'e-procurement du SPF.
ii) Maintenance des bâtiments et des équipements
Selon les instructions du comité de direction et dans le cadre des contrats
existants :
• Il tient à jour le planning des interventions des entreprises externes.
• Il tient à jour les dossiers avec les feuilles de travaux et prestations, ainsi que les attestations.
• Il planifie le travail du personnel de maintenance interne.
c) Axe de gestion du personnel
Sous l’autorité du comité de direction et pour le personnel non directement payé par la CFWB :
• Il rassemble et transmet toutes les informations demandées contractuellement
ou ponctuellement par le secrétariat social ; il complète tous les documents
requis.
• Il rassemble les informations et tient à jour les dossiers administratifs du
personnel.
• Il a une maîtrise des bases légales (droit du travail, contrat de travail).
• Il assure le suivi des tâches et l’organisation du travail du personnel sur fonds propres